+7 495  973 90 60
  info@proarhiv.ru
Профессиональная обработка архивов
  
  
  
Get Adobe Flash player

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность документов и для каждой организации, и для государства неравнозначна и зависит от различных факторов. Часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретных задач и носит разовый характер, то есть после её использования документы теряют свое значение. Другая документация сохраняет своё значение на протяжении многих лет. По этой причине установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Часть документов сохраняет свое значение длительный (или постоянный) срок по причине содержания информации, которая может быть использована ретроспективно и в эмпирических, и в научных целях: содержа ценную информацию о политических, научных, культурных и других аспектах жизни общества они могут служить источниками для изучения и анализа различных областей государственной и общественной деятельности. Важность информации этой документации определяет необходимость постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации и сроки хранения документов.

Экспертиза ценности документов производится в ходе оценочной процедуры, производимой с целью их подготовки к дальнейшему использованию и возможному хранению после завершения сроков хранения документов наряду с другими работами:

  • экспертиза ценности документов (определяет возможности для дальнейшего практического и научного использования);
  • выделение и оформление дел для дальнейшего архивного хранения;
  • составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу;
  • передача дел на архивное хранение;
  • уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного хранения до 10 лет включительно в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

В связи с этим назначением экспертизы ценности документов является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения до 10 лет и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, определяется время, в течение которого содержащаяся в них информация представляет практическую или научную ценность.

Экспертиза ценности производится в делопроизводстве организаций, в архивах организаций и в государственных архивах. Несколько этапов экспертизы:

  • Оценка и отбор документов на стадии окончания их хранения в делопроизводстве и передачи документов в архив.
  • Ежегодная экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в федеральных органах исполнительной власти осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией под методическим руководством архива.

Основанием для проведения экспертизы ценности документов являются:

  • Действующее законодательство и правовые акты Российской Федерации по архивному делу.
  • Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения – г нормативно-методические документы Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
  • Номенклатуры дел.

Основным критерием ценности документов является значение содержащейся в них информации на основании значимости событий, явлений, фактов, отраженных в них, и от полноты их освещения, новизны, уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

  • Документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений (в основном организационно-распорядительные документы, многие из которых имеют постоянный срок хранения).
  • Документы вспомогательного характера для оперативной деятельности или имеющие справочный характер (прежде всего – документы оперативной и бухгалтерской отчетности: хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет).
  • Документы по личному составу (могут храниться в течение нескольких десятилетий, некоторые – постоянно; 75 лег должны храниться приказы о приёме, переводах, увольнениях, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета и личные дела работников).

Важнейшим критерием отбора для хранения или уничтожения играет подлинность документов. Все официальные документы при приёме на архивное хранение в организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (при утрате подлинников) на хранение могут быть переданы копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) в случаях плохой сохранности подлинного экземпляра.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создаётся постоянно действующая экспертная комиссия. В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии. В этих случаях центральная экспертная комиссия контролирует деятельность экспертных комиссий. Одной из функций центральной экспертной комиссии является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (1995 г.).

Задачи экспертной комиссии:

  • Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
  • Организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
  • Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии основным правилам работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:

  • Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения.
  • Рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
    • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
    • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
    • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
    • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
    • Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
    • Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 6.0/10 (2 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: +1 (from 1 vote)
Экспертиза ценности документов, 6.0 out of 10 based on 2 ratings

Добавить комментарий

Новости архивного дела

Лента новостей сайта "Про Архив". Предложение архивных услуг, статьи, документы, архивный словарь.

добавить на Яндекс
часы для сайта html