+7 495  973 90 60
  info@proarhiv.ru
Профессиональная обработка архивов
  
  
  
Get Adobe Flash player

Опись документов

Опись документов – это справочник, раскрывающий состав и содержание документов, систематизирующий и учитывающий их внутри всего набора документов. Составление описи документов – важный этап в обработке документов, результатом которого является как сохранность документов, так и их правильное оформление.

РЕКОМЕНДАЦИИ К ОФОРМЛЕНИЮ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ:

  • Опись документов оформлять на фирменном бланке организации (не является обязательным, но желательным требованием). Обязательно указание наименования организации.
  • Заголовок должен содержать определяющую принадлежность документов информацию. К примеру: «Опись документов по аттестационному делу», «Опись документов на визу в Великобританию» и другие. Для регулярно ведомых организацией описей прописать порядковый номер описи.
  • Создать таблицу со следующими разделами: «№ п/п», «Наименование документа», «Количество листов в документе». Заполнить все поля. При необходимости добавить уточняющие столбцы, как то: «Страницы с ___ по ___», «Номера страниц», «Ценность», «Примечание» и так далее.
  • Под таблицей записать количество листов итого, документов или экземпляров, включаемых в опись. Данное необходимо внести и цифрами, и прописью: 8 (восемь), 33 (тридцать три).
  • Завершить составление описи нужно подписями руководителей организации, ответственных за оформление данной описи документов (инспектора отдела кадров, заведующего производством и тому подобных). Полностью прописать наименование должностей руководителей и расшифровку фамилий, имён и отчеств. При необходимости включить в документ Ф.И.О. и подпись лиц, сдававших и принимавших документацию.
  • Указать дату составления документа (в конце или в начале описи, слева или справа документа). Печать организации на опись не ставится.
  • Опись документов составить в двух экземплярах: один – для организации, другой – для предъявления по месту требования.

Внутренняя опись документов дела – учётный документ, содержащий в себе перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела. Данная опись обязательна в процессе учёта дел с особо ценной для организации информацией. Внутренняя опись документов дела, имея унифицированную форму, заполняется на отдельном листе и должна быть подписана составителем. В том случае, когда дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, –  она приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ УКАЗЫВАТЬ:

  • Порядковый номер документа в деле.
  • Индекс документа (регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка «б/н»)).
  • Дата регистрации документа (или дата подписи документа, если он не был зарегистрирован).
  • Заголовок документа (должен включать в себя краткое содержание документа).
  • Нумерация листов документа.
  • Примечание (в котором при необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты).
  • Итоговая запись (цифрами и прописью указать количество документов, количество листов внутренней описи).

Скачать внутреннюю опись документа, doc (заполненный бланк)

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/10 (2 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Опись документов, 4.0 out of 10 based on 2 ratings

Добавить комментарий

Новости архивного дела

Лента новостей сайта "Про Архив". Предложение архивных услуг, статьи, документы, архивный словарь.

добавить на Яндекс
часы для сайта html